Für Outlook, Thunderbird und Windows Mail
MailStore Home: E-Mail-Archivierung für alle Fälle
MailStore Home ist ein kostenloses Programm, mit dem sich E-Mails aus Microsoft Outlook, Exchange und anderen Quellen dauerhaft zentral speichern lassen. Damit wird der Nutzer unabhängig von einer speziellen Software und braucht nicht mehr nur auf die Zuverlässigkeit seines E-Mail-Anbieters zu vertrauen.
Inhaltsverzeichnis
- 1Systemanforderungen
- 2Outlook und Thunderbird
- 3Speichern und Drucken
- 4Externe USB-Sicherung
- 5Fazit
Es gibt schon lange eine gesetzliche Pflicht für Unternehmen, E-Mails wie alle anderen Geschäftsdokumente für zehn Jahre aufzubewahren. Auch im privaten Umfeld gibt es immer mehr Menschen, die grundsätzlich keine E-Mails mehr löschen, um auch noch Jahre später PDF-Rechnungen in erhaltenen Nachrichten aufzufinden. MailStore Home wurde genau für diese anspruchsvolle Aufgabe entwickelt.
Systemanforderungen
Das Programm ist für den Einsatz im privaten Umfeld kostenlos, geschäftliche Anwender müssen für MailStore Server dagegen stolze 295 Euro entrichten. MailStore Home liegt derzeit in Version 4.2.1 vor und unterstützt die Betriebssysteme Windows XP (mit Service Pack 2) sowie Windows Vista, Windows 7, Server 2003 und Server 2008. Der Download ist nur knapp über zehn Megabyte groß, für die Installation sollten aber mindestens 50 Megabyte Platz auf der Festplatte frei sein. Die restlichen Systemanforderungen - Prozessor mit einem Gigahertz Taktfrequenz, ein Gigabyte Arbeitsspeicher - sollte jeder aktuelle Rechner erfüllen.
Die eigentliche Installation ist in wenigen Minuten erledigt, allerdings bietet der Setup-Assistent leider keine erweiterten Optionen an - lediglich den Zielordner kann der Nutzer anpassen, alles andere gibt der Hersteller vor. Nach der erfolgreichen Einrichtung öffnet sich ein Browser-Fenster, in dem MailStore den Abschluss der Installation bestätigt und dem Nutzer anbietet, den Newsletter des Programms direkt zu abonnieren.
Outlook und Thunderbird
MailStore Home präsentiert dem Benutzer eine übersichtliche Oberfläche, deren Gliederung sich schon auf den ersten Blick erschließt: In der linken Spalte des Programmfensters sieht der Nutzer die Struktur seines gerade geöffneten Archivs. Für jedes E-Mail-Konto oder Programm existiert ein eigenes Verzeichnis, in dem wiederum die jeweiligen Ordner des Postfachs, wie beispielsweise Posteingang oder Entwürfe, abgelegt werden. In der mittleren Spalte zeigt MailStore Home den Ordnerinhalt an, ganz rechts die jeweilige Nachricht. Sofern kein Postfach angeklickt wurde, sind hier die wichtigsten Funktionen der Anwendung verlinkt.
Nach einem Klick auf "E-Mails archivieren" bietet MailStore Home die Konfiguration eines neuen Kontos an, sofern noch keines im Programm angelegt wurde. Dabei hat der Anwender die Qual der Wahl: Entweder gibt er der Applikation seine POP3- oder IMAP-Zugangsdaten preis, damit E-Mails direkt vom Server abgerufen werden, wie es jedes E-Mail-Programm auch tut. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn mit der Archivierung erst jetzt begonnen werden soll - wer dagegen die gespeicherten Nachrichten aus Microsoft Outlook, Thunderbird und Co. in das Programm übernehmen will, muss die jeweilige Anwendung mit MailStore Home verknüpfen. Das ist über den Konfigurationsassistenten ein Kinderspiel: Neben Outlook und Thunderbird kann MailStore auch mit Microsoft Exchange-Postfächern, Mozilla SeaMonkey und Windows (Live) Mail problemlos umgehen. Ein AVM-KEN-Postfach oder der Mail-Dienst von Google lassen sich ebenfalls für die Archivierung nutzen.
Speichern und Drucken
MailStore Home hat auch mit den jüngsten Versionen von Thunderbird keine Probleme, mit der 7.0-Beta ist die Archivierung ohne Fehler möglich. Das Programm indiziert alle E-Mails, sodass das persönliche Archiv über die integrierte Suche durchforstet werden kann - bei besonders großen Sammlungen mit weit mehr als einem Gigabyte Material belastet das aber selbst moderne Computer spürbar. Hier ist es sinnvoll, die Suche immer auf einen bestimmten Zeitraum und ein Postfach einzuschränken, damit alles schneller geht. Sobald die gewünschte Nachricht gefunden ist, kann der Nutzer sie im Programm inklusive aller Anhänge anzeigen, speichern oder ausdrucken. Eine Wiederherstellung in Outlook und Co. ist dagegen nicht möglich.
Externe USB-Sicherung
MailStore Home speichert alle Ordner und Mitteilungen in einem proprietären Format, das sich mit anderen Programmen nicht auslesen lässt. Wer das persönliche E-Mail-Archiv nicht ohnehin schon mit der Backup-Anwendung des Systems in externe Sicherungen übernimmt, kann es direkt über MailStore auf CD, DVD oder USB-Stick speichern. Die letztere Variante ist dabei die beste Lösung, da mit USB auch große Archive mit Tausenden Nachrichten und Anhängen bei relativ geringem Zeitaufwand transferiert werden können.
Fazit
MailStore Home ist die derzeit wohl beste Lösung, um E-Mails dauerhaft zu archivieren. Zwar binden sich Nutzer mit dem Programm auch wieder an einen bestimmten Hersteller, den es in einigen Jahren vielleicht nicht mehr gibt - trotzdem ist die zentrale Speicherung von E-Mails aus Outlook, Thunderbird, Exchange, Windows Mail und Co. nahezu konkurrenzlos. Das Programm ist empfehlenswert.