Anleitung zum Senden eines OpenOffice-Dokuments
OpenOffice.org: Dokumente als E-Mail oder Fax-Nachricht freigeben
Statt gedruckten Dokumenten senden die Bundesbürger jedes Jahr stetig mehr E-Mails - und nicht selten wird ein Blatt Papier in klassischer Gestaltung einfach an eine E-Mail-Nachricht angehängt, häufig sogar im unveränderten Original- und nicht im PDF-Format. Genau wie Microsoft Office kann auch das freie Büropaket direkt aus den Programmkomponenten heraus E-Mails oder Faxe erzeugen, ohne eine dritte Software zu bemühen.
Inhaltsverzeichnis
- 1E-Mail als Word oder PDF
- 2Empfänger und Serienbriefe
- 3Fax über die Symbolleiste
- 4Fazit
E-Mail als Word oder PDF
Die einfachste Möglichkeit, ein Dokument via OpenOffice mit anderen Nutzern zu teilen, befindet sich im Senden-Dialog innerhalb des Datei-Menüs. Dort kann der Nutzer veranlassen, dass die aktuelle Datei im empfohlenen Open-Document-Format an eine E-Mail angehängt wird. Wer sich nicht sicher ist, ob der Empfänger den Dateityp auch problemlos öffnen kann, kann als Alternative das interoperable PDF- oder eines der Office-Formate für die Speicherung und den Versand einsetzen. Bevor eine neue E-Mail mit dem jeweiligen Anhang geöffnet wird, speichert das Büropaket die Datei im gewünschten Typ automatisch mit den Standardeinstellungen ab.
OpenOffice.org kann neben Word- und Excel- auch PowerPoint-Dateien erzeugen, die per E-Mail zugestellt werden. Sehr nützlich ist auch die Funktion, in OpenOffice.org oder LibreOffice ein E-Mail-Programm abweichend von den Systemvorgaben zu konfigurieren. In den Einstellungen kann der Benutzer zum Beispiel festlegen, das Programm Mail aus Mac OS X für den Versand zu nutzen, obwohl eigentlich Thunderbird bevorzugt wird.
Empfänger und Serienbriefe
In der täglichen Arbeit ist es häufig notwendig, ein Dokument nicht nur an einen einzigen Empfänger zu senden. Zu diesem Zwecke haben die Entwickler von OpenOffice.org und LibreOffice den Serienbriefassistent um eine Funktion für die Generierung mehrerer E-Mails erweitert: Um statt einem klassischen Brief E-Mails für die Empfänger zu erstellen, muss der Nutzer lediglich im zweiten Schritt des Assistenten als Dokumenttyp den entsprechenden Punkt anklicken. Danach geht es wie gewohnt weiter: Das Büropaket fragt nach einer Adressenliste, mit der sich etwa getrennte E-Mail-Verteiler für Familie, Freunde oder Berufskollegen realisieren lassen. Nach Anpassung des Layout und Vorbereitung der Dokumente, beispielsweise mit individueller Anrede, kann der Assistent den E-Mail-Serienbrief direkt senden, wobei entweder Text oder HTML als Format angeboten werden.
Fax über die Symbolleiste
Neben dem E-Mail-Versand ist auch die Fax-Funktion aus OpenOffice.org und LibreOffice kaum bekannt, für die allerdings ein passender Fax-Treiber in dem jeweiligen Betriebssystem vorhanden sein muss. Damit dieser auch vom Programm gefunden wird und nutzbar ist, muss sich der Anwender zunächst in die Einstellungen für die Textverarbeitung begeben und dort im Drucken-Reiter den passenden Treiber auswählen. Im Anschluss kann man das Fax-Symbol zu der Symbolleiste hinzufügen, um mit einem einzigen Klick aus der aktuellen Datei ein Fax herzustellen. Das Hilfsprogramm des Fax-Treibers sollte dann umgehend starten.
Fazit
In OpenOffice.org und LibreOffice ist die Umwandlung einer Datei in eine E-Mail oder Fax-Mitteilung so einfach, dass Einsteiger damit schnell und sicher zurechtkommen können. Einzig die Position der beiden Funktionen könnten die Entwickler noch ein wenig verbessern: Der E-Mail-Export ist sehr gut im Datei-Menü versteckt und im Serienbrief-Assistenten vermuten sicher nur die wenigsten Nutzer den E-Mail-Versand an mehrere Empfänger. Auch die Konfiguration der Fax-Treiber für OpenOffice.org Writer ist schwierig aufzufinden.