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FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test
Netzwelt stellt die Windows- und Mac-Datenbank FileMaker vor.

von Markus Franz Uhr veröffentlicht

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Die effiziente Speicherung und Verarbeitung großer Datenmengen ist keine einfach Aufgabe. Daher gibt es in der IT-Branche viele große Unternehmen, die sich auf Datenbanken spezialisiert haben: Zum Beispiel ist das Geschäfts mit den riesigen Datenbergen, wie sie bei Webanwendungen oder in Forschungslaboren auf der ganzen Welt anfallen, eines der Kerngeschäftsfelder von Oracle. Die Open-Source-Szene mischt durch die beiden freien Programme MySQL und PostgreSQL seit Jahren auch kräftig in diesem Markt mit.

Im privaten Bereich geht es bei Datenbanken weniger um die Verwaltung von Terabyte, als vielmehr um die möglichst einfache Bedienbarkeit: Über eine mehr oder weniger intuitive Oberfläche werden neue Tabellen angelegt, Abfragen bearbeitet oder Formulare und Berichte angelegt. Programme wie das enorm verbreitete Microsoft Access haben es möglich gemacht, dass etwa auch unbedarfte Kleinunternehmer Kunden sowie Lieferanten und Rechnungen ohne große Probleme verwalten können.

FileMaker von Claris

Die Ursprünge der beliebten Mac-Datenbank gehen bis in die 80er Jahre zurück: Damals wurde mit Nutshell eine Datenbank für IBM-PCs entwickelt und von Nashoba Systems herausgegeben, die später indirekt von Microsoft aufgekauft wurde. Eigentlich wollte Microsoft die Rechte zur Verbreitung von Nutshell kaufen, aber es kam mit Nashoba schlussendlich keine Einigung zu Stande - so wurde die Datenbank weiterhin unter der eigenen Ägide entwickelt. Gegen Ende der 80er Jahre wurde Nashoba selbst dann von Claris gekauft, einer Tochter der damaligen Apple Computer Inc. Der IT-Konzern aus Cupertino wollte damals sein Geschäft mit Software von der Hardware-Sparte trennen und mit Nashoba sein gesamtes Portfolio abrunden.

Die Abspaltung von Claris brachte Apple jedoch nur wenig Erfolg: Als Mitte der 90er Jahre immer wieder das Gerücht die Runde machte, Apple stehe möglicherweise vor dem Bankrott, orientierte sich auch Claris neu. Das Management beschloss, den Fokus nurnoch auf FileMaker als erfolgreichstes Produkt zu legen und die Firma in FileMaker Inc. umzubenennen. Bis 1998 wurde die Umbenennung erfolgreich durchgeführt und der Neustart konnte beginnen. Auch Apple steht heute bekanntlich deutlich besser da als früher.

Pro- und Server-Version

FileMaker Inc. bietet heute eine ganze Reihe von Produkten im Bereich Datenbanken an: Der Klassiker ist immernoch FileMaker Pro, das für den Einsatz auf Deskops gedacht ist und bei Lizenzgebühren von 349 Euro beginnt. Die höherwertige Version FileMaker Pro Advanced (499 Euro) bietet als wichtigstes Merkmal die Möglichkeit, eigene Menüs in einer Datenbank anzulegen. Auch individuell angepasste Menüs sowie eigene Funktionen sind nur in der teuren Fassung erlaubt. Für alle Nutzer, denen beide Versionen zu teuer sind, gibt es noch einen kleinen Bruder: Die Datenbank Bento ist zwar ausschließlich für die Verwaltung von einfachen persönlichen Daten wie Terminen gedacht, kostet dafür auch nur 39,95 Euro.

Sowohl FileMaker Pro als auch die Advanced-Variante arbeiten auf Windows und Mac-Rechnern. Das gilt auch für das Server-Pendant: Mit diesem können Datenbanken zentral und verschlüsselt abgelegt werden, auf die dann Desktop-Clients mit FileMaker Pro zugreifen. FileMaker Server kostet stolze 999 Euro, richtig teuer wird aber erst die Anschaffung des Server Advanced für einen Preis von 2.849 Euro. Nur die teuerste Variante des Servers erlaubt es, Verbindungen per ODBC-/JDBC-Technologie auch mit anderen Clients wie OpenOffice Base oder Microsoft Access herzustellen. Die Veröffentlichung von Datenbanken als Website ist dagegen in beiden Ausgabe vorgesehen - dazu kann der Nutzer sogar PHP einsetzen.

Da FileMaker sehr auf Apple-Nutzer ausgerichtet ist, darf natürlich auch eine Ausgabe für das iPhone sowie das iPad nicht fehlen: Mit FileMaker Go gibt es jeweils eine entsprechende App für das Smartphone und das Apple-Tablet, die etwa 15 Euro beziehungsweise 30 Euro kosten. Auch Bento ist für iOS verfügbar.

Datenbanken erstellen

Um sich mit dem Konzept von FileMaker vertraut zu machen, genügt die kleinste Ausgabe FileMaker Pro 11 zum Einstieg. Diese kann auf Wunsch als Testversion von der Website des Herstellers geladen werden. Der Download ist mit 267 Megabyte (Windows) oder 383 Megabyte (Mac) recht schnell erledigt, doch leider fragt FileMaker vom potentiellen Käufer eine ganze Reihe persönlicher Daten ab wie etwa die Mail-Adresse. Der Installationsassistent für FileMaker kommt unter Mac OS X wie gewohnt als DMG-Datei daher und wird aus dieser gestartet. Auf einem Testgerät (MacBook Pro 13 Zoll mit Intel Core2Duo) mit Mac OS X 10.6 war der Kopiervorgang von knapp 630 Megabyte Programmdateien nach etwa vier Minuten abgeschlossen.

Etwas ungewohnt ist für Mac-Nutzer, dass FileMaker 11 nicht alle Programmdateien in die ausführbare Datei selbst packt, sondern viele Komponenten einfach in einem Unterordner des Programmverzeichnis speichert. Beim ersten Start der Anwendung selbst erscheint ein Fenster mit nützlichen Informationen und Anleitungen, die den Einstieg in FileMaker erleichtern sollen.

Wer sich nicht mit dem Handbuch aufhalten will, kann sofort loslegen: Entweder erstellt der Anwender selbst eine Datenbank nach eigenen Vorgaben oder er nutzt eine sogenannte "Starter-Lösung". Diese entsprechen Vorlagen für gängige Einsatzgebiete, also zum Beispiel der Erfassung von Bestellungen, Verwaltung von Mitarbeiterdaten oder auch E-Mail-Sendungen. Dabei sind die Starter-Lösungen grafisch ansprechend gestaltet und nach "Privat" und "Geschäftlich" gegliedert.

Nützliche Betriebsmodi

Die Speicherung der Datenbank selbst erfolgt auch bei FileMaker Pro 11 noch im Dateiformat von Version 7 mit der Endung .fp7, sodass die Weitergabe an Anwender mit einer älteren Ausgabe problemlos möglich ist. Interessant ist, wann FileMaker eine Datei speichert: Dies geschieht neben der manuellen Speicherung nur dann, wenn neue Daten in eine Tabelle eingefügt werden. Die Sortierung von Datensätzen etwa reicht nicht aus, um eine vollautomatische Sicherung zu veranlassen. Bevor sich der Anwender mit der Menü- sowie Symnolleiste vertraut macht, sollte er einen Blick auf den linken unteren Rand des Fensters werfen: Dort finden sich nicht nur Schalter für das Herein- und Herauszoomen, sondern auch für die vielen Betriebsmodi.

Im Blättermodus werden die Datensätze der ausgewählten Tabelle im Hauptbereich des Fensters im Layout angezeigt, das vorher definiert wurde. Datei kann der Benutzer neue Datensätze eingeben, diese bearbeiten und bei Bedarf auch wieder löschen. Es ist auch möglich, die Sortierreihenfolge zu ändern und Einträge aus der Ansicht auszuschließen. Sollte ein Datensatz nicht durch Blättern gefunden werden, hilft dann vielleicht der Suchmodus weiter: Hier nimmt das Layout der Tabelle zum Beispiel den Namen einer Kontaktperson auf und sucht die entsprechenden Einträge heraus. FileMaker Pro 11 unterstützt dabei eine Reihe sogenannter Wildcards, mit denen sich die Suche gut steuern lässt. Der Benutzer kann auch in der Ergebnismenge direkt einen Datensatz bearbeiten oder löschen, sogar der Export der Suchergebnisse ist vorgesehen.

Die Layoutansicht ist dazu gedacht, die Darstellung der Einträge einer Tabelle anzupassen: Dort lassen sich Felder verschieben, der Hintergrund ändern, die Schriftgröße und Schriftart anpassen und noch mehr tun. In der Layoutansicht wiederum kann der Nutzer wie im Blättermodus zwischen den Darstellungsformaten "Datensatzdetail" oder "Datensatzliste" wählen - entweder zeigt FileMaker also immer nur einen Eintrag an oder gleich mehrere Zeilen der Datenbanktabelle auf einmal. Zu guter Letzt zeigt die Seitenansicht, wie etwa die Druckausgabe oder der PDF-Export der derzeit ausgewählten Einträge aussehen würde.

Zahlen, Text und Medien

Die vielen Vorlagen in FileMaker Pro 11 helfen bei den wichtigsten Aufgaben, doch früher oder später kommt der Anwender nicht an der Erstellung einer individuellen Tabelle vorbei. Dazu wählt er die Tabellenansicht, über die er nicht nur alle bestehenden Einträge im Blick hat, sondern bei neuen oder bestehenden Tabellen auch die Felder und deren Typ bearbeiten kann.

FileMaker kennt eine ganze Reihe von Datentypen: Mit Text kann der Nutzer bis zu einer Milliarde an Zeichen pro Feld eingeben, von denen üblicherweise die ersten 100 zur Indizierung für die Suche und Sortierung verwendet werden. Der Feldtyp für Zahlen verträgt eine Länge von bis zu 800 Stellen und besitzt ein Vorzeichen, wobei die boolschen Werte Null und Eins ebenfalls mit diesem Feldtyp umgesetzt werden - einen speziellen Bool-Typ wie in anderen Datenbanken gibt es nicht.

Zur Speicherung des Datums gibt es einen gleichnamigen Feldtyp, dessen Bereich vom 01.01.0001 bis zum 31.12.4000 reicht. Um genauere Zeitangaben abzulegen, gibt es noch den Zeittyp: Dieser merkt sich mit der Genauigkeit von einer Sekunde den jeweiligen Inhalt. Auch negative Zeitwerte sind in FileMaker zugelassen. Im Gegensatz zu konkurrierenden Systemen ist es in FileMaker ohne weiteres möglich, Medien direkt in der Datenbank abzulegen. Dafür gibt es den Feldtyp Medien, der Grafiken, Filme und Fotos genauso aufnimmt wie PDF-Dokumente und andere Office-Dateitypen.

Die einzige Beschränkung liegt bei der Größe von vier Gigabyte - für die Ablage von HD-Videos eignet sich FileMaker also nur bedingt. Sofern das Dateformat von QuickTime unterstützt wird, kann der Inhalt direkt aus der Datenbank heraus abgespielt werden.

Besondere Bedeutung kommt den verbleibenden Feldtypen Formel und Statistik zu: Erstere dient dazu, in der Tabelle Berechnungen zu speichern, für die wiederum andere Felder aus der selben oder einer anderen Tabelle der selben Datenbank verwendet werden können. Der Wert des Feldes mit Statistiktyp wird dadurch erzeugt, dass FileMaker mehrere Werte einer Spalte in Datensätzen der Tabelle analysiert.

Editor für die Relationen

Natürlich ist es in FileMaker auch möglich, zu jedem Feldtyp einen zugelassenen Wertebereich wie auch die Konfiguration für die Indizierung des Inhalts ganz nach eigenem Wunsch einzustellen. Sobald es dem Nutzer in einer einzigen Tabelle zu eng wird, muss er sich auch in FileMaker mit dem Konzept der Relationen sowie der Normalisierung einer Datenbank auseinandersetzen.

Dazu gibt es in der FileMaker-Dokumentation zwar eine gute Hilfe zum Einstieg, doch die sinnvolle Planung einer Datenbank erfordert viel Fachwissen - hier ist die Lektüre zusätzlichen Materials also unerlässlich. In FileMaker erleichtert der Editor für Beziehungen die Arbeit aber zumindest etwas: Über die Datenbankverwaltung startet ein eigenes Dialogfenster, in dem jeder Nutzer per Drag-and-Drop einkriterielle Relationen zwischen zwei Tabellen herzustellen vermag.

Schwieriger wird es schon, wenn es um multikriterielle Relationen geht: Dazu öffnet sich durch Klick auf den entsprechenden Button ein weiteres Fenster, in dem eine beliebige Anzahl von Feldern aus zwei Tabellen in der Datenbank einander zugeordnet werden. Dabei ist das Vergleichskriterium (größer, kleiner, gleich, etc.) für die tatsächlichen Auswirkungen und den Nutzen der angelegten Relation entscheidend.

  • Die Datenbank FileMaker Pro 11 enthält viele nützliche und ansehnliche Muster.
  • In der Layoutansicht kann der Nutzer neue Datensätze eingeben, bearbeiten oder löschen.
  • Das Layout kann sehr stark an die eigenen Wünsche angepasst werden.
  • In der Übersicht erscheinen alle Tabellen der Datenbank.
  • FileMaker unterstützt eine große Zahl von Typen für die Felder der Tabelle.
  • Mit einem separaten Editor werden Relationen sehr schnell gezeichnet.
  • Die Zugriffsrechte lassen sich in FileMaker sehr detailliert konfigurieren.
  • Mehrere Layouts helfen dabei, mehrere Sichtweisen auf eine einzige Tabelle zu erhalten.

Sehr schickes Aussehen

Hat man erfolgreich die Struktur einer Tabelle definiert, kann der Nutzer wieder zum Layoutmodus wechseln. Dort hat FileMaker Pro 11 in Anlehnung an die entsprechenden Felder und deren jeweiligem Datentyp schon ein Formular angelegt, um neue Datensätze bequem einzugeben. Doch erst wenn man dieses ändert, macht der Umgang mit FileMaker richtig Spaß - hier zeigen sich die Stärken der Verwurzelung auf dem Mac. Über dem Datenbereich gibt es eine Kopfzeile, in der sich zum Beispiel das Firmenlogo dekorativ anbringen lässt oder in der Angaben zum Urheber des Layouts Platz finden. Was oben nicht mehr reinpasst, kann aber auch in der Fußzeile aufgenommen werden. Inhalte wie die Datensatzanzahl sind dort etwa gut aufgehoben.

Der Layout-Inspektor macht es möglich, für jedes Feld die Breite und die Höhe des Eingabebereiches genau nach Zentimeterangabe einzustellen. Es ist möglich, Felder entsprechend horizontal oder auch vertikal zu gruppieren und aneinander auszurichten. Effekte wie Schlagschatten geben der Darstellung von Schrift noch mehr Individualität. Die Möglichkeiten sind praktisch - in der Praxis wird häufig nicht nur ein einziges Layout für eine Tabelle definiert, sondern auch ein zweites zum Beispiel für die genauere Berichterstattung zu einem bestimmten Punkt. Auch für die Vorbereitung zum Druck sind mehrere Layouts sehr sinnvoll.

Sicherheit und Webseiten

Hat sich der Anwender mit den grundlegenden Funktionen von FileMaker Pro 11 vertraut gemacht, sollte er noch einen Blick auf die Sicherheitsfunktionen werfen: In den Dateioptionen kann er ein Passwort und einen persönlichen Benutzernamen für die Datenbank festlegen, um sie vor fremden Blicken zu sichern. Über das Dialogfenster "Sicherheit" lassen sich die Berechtigungen sehr genau verwalten: Für jeden Nutzer wird der Lese- oder Schreibzugriff auf einzelne Tabellen oder auch nur auf die Layouts eingeschränkt.

Das sogenannte Web Publishing mit FileMaker bleibt wie gesagt den höherwertigen Versionen vorbehalten. Lediglich die kleine Variante ohne PHP-Unterstützung, genannt Instant Web Publishing, ist mit FileMaker Pro 11 bedingt möglich - hier kommt es darauf an, ob auf dem System bereits ein Webserver vorhanden und für die Bereitstellung im Internet konfiguriert ist. Außerdem ist das Instant Web Publishing auf nur fünf Benutzer beschränkt - wer mehr braucht, muss zwingend einen FileMaker Server erwerben. Deutlich einfacher ist es, bei der Zusammenarbeit im lokalen Netzwerk auf die Sharing-Funktion zurückzugreifen. Mit deren Hilfe stellt FileMaker eine Datenbank so im Netz bereit, dass andere Clients diese automatisch finden können.

Fazit

FileMaker ist eine ausgewachsene Datenbank, die im Test durch Stabilität und Schnelligkeit überzeugte. Die Nutzer von Windows dürften kaum einen Vorteil zu Microsoft Access finden, doch auf dem Mac ist die enge Verwandtschaft zu den Apple-Produkten deutlich erkennbar und sorgt für ein schönes Look-and-Feel beim täglichen Einsatz. Besonders die vielen Vorlagen, mit denen sich wiederkehrende Aufgaben wie die Erfassung von Bestellungen, Rechnungen oder Kunden ohne große Probleme erledigen lassen, machen FileMaker zu einer sehr guten Datenbank.

Mit dem Konzept mehrerer Layout-Ansichten löst FileMaker die Denkweise der Anwender von der klassischen Strategie bei Datenbanken. Lediglich die Beschränkungen der Pro-Ausgabe und die im Branchenvergleich doch saftigen Lizenzgebühren sind ein großer Nachteil von FileMaker.

Kommentare zu diesem Artikel

Seit der Veröffentlichung von Microsoft Office für den Mac gilt auch auf den Apple-Computern Access als die beste Datenbank. Dabei gibt es eine echte Alternative: FileMaker ist speziell auf Mac OS X ausgerichtet und gehört schon sehr lange zum Apple-Universum. Netzwelt hat sich die Datenbank genauer angesehen.

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  • foanDroll schrieb Uhr
    AW: FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test

    Microsoft Access wird doch nur als Vergleich genannt. Oder bin ich zu Blau um den Kontext richtig zu sehen? Hier ist übrigens der Beitrag zum Outlook, dass per Office 2011 für Mac auch auf Apple Hardware seinen Einzug hält: www.netzwelt.de/news/84275-microsoft-office-mac-2011-test-office-suite-online-anbindung.html
  • Fonti schrieb Uhr
    AW: FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test

    Habt Ihr zuviel getrunken? Sicher gibt es kein MS Access für den Mac! Neu gibt es zum ersten Mal ein Outlook für den Mac.

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FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test
FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test
Seit der Veröffentlichung von Microsoft Office für den Mac gilt auch auf den Apple-Computern Access als die beste Datenbank. Dabei gibt es eine echte Alternative: FileMaker ist speziell auf Mac OS X ausgerichtet und gehört schon sehr lange zum Apple-Universum. Netzwelt hat sich die Datenbank genauer angesehen..
http://www.netzwelt.de/news/84565-filemaker-intuitive-mac-datenbank-test.html
2010-11-03 15:34:04
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FileMaker: Intuitive Mac-Datenbank im Test