Collmex: Webbasierte ERP-Software im Test
Datev-Konten, Formate und Gesetze
Collmex unterscheidet sich von der Konkurrenz durch einige wichtige Funktionen: Standard ist der Datev-Kontenrahmen SKR03, der für die meisten Betriebe ausreichen dürfte. Etwas mehr gibt es mit dem optionalen Kontenrahmen SKR04. Damit der Steuerberater weiterhin auf Buchungen zugreifen kann, lassen sich diese in das Datev-Format exportieren. Collmex versendet auf Wunsch die Umsatzsteuervoranmeldung mittels Elster-Schnittstelle und kann auch digital signierte PDF-Rechnungen erstellen.
Das webbasierte ERP genügt damit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Die Kunden von Collmex haben die Garantie, dass sie auch nach Kündigung des monatlichen Abonnements zehn Jahre auf alle Buchungen zugreifen können - damit ist es möglich, auch beim Wechsel der ERP-Anwendung die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente ohne Probleme einzuhalten. Nachfolgend nutzen wir das Produkt Collmex Pro, das jeder Nutzer dreißig Tage unverbindlich testen kann.
Basisdaten von Firma und Mitarbeitern
Nach dem Anmelden bei Collmex begrüßt das System den Benutzer mit einer Übersicht der möglichen Buchungsaktionen. Bevor man fleißig Einträge anlegt, sollten Benutzer einen Blick auf den Bereich Verwaltung werfen. Dort wird die Firma angelegt: Der entsprechende Dialog fragt nach Adresse, Finanzamt und Steuernummer sowie Umsatzsteuer-ID. Wer die Buchungen auf dem Girokonto direkt übernehmen möchte, kann hier HBCI aktivieren. Der Datev-Zugang zum Steuerberater wird auch über den Firmen-Dialog verwaltet.
Wer als Einzelunternehmer mehrere umsatzsteuerpflichtige Betriebe unterhält, kann mittels Collmex eine zusammengefasste Voranmeldung ans Finanzamt aktivieren, wie es rechtlich vorgeschrieben ist. Im nächsten Schritt müssen Nutzer das Geschäftsjahr konfigurieren. Um Collmex richtig zu nutzen, können Selbstständige mehrere Mitarbeiter verwalten: Standard sind ein Administrator sowie ein Benutzer für Steuerprüfer und Service - die letzten beiden sind deaktiviert, können bei Bedarf jedoch schnell zugeschaltet werden. Jeder Mitarbeiter kann Schreib- oder Leserechte für die Buchhaltung bekommen.