Buchhaltung per Weboberfläche
Collmex: Webbasierte ERP-Software im Test
Hinter dem Kürzel ERP steckt das "Enterprise Resource Planning", das die kontinuierliche Erfassung aller relevanten Geschäftsvorfälle eines Unternehmen beschreibt. Dazu zählt speziell auch die Buchhaltung: Wer selbstständig arbeitet, muss spätestens am Jahresende seine Unterlagen für das Finanzamt so aufbereiten, dass sich die Beamten leicht ein Bild über die Grundlagen zur Besteuerung verschaffen können.
Inhaltsverzeichnis
- 1Basis-ERP und weitere Funktionen
- 2Basisdaten von Firma und Mitarbeitern
- 3Schablonen für Mail, Briefe und Fax
- 4Reisen und andere Geschäfte buchen
- 5Kunden, Lieferanten und Maschinen
- 6Fazit
Besonders Freiberufler und Kleinunternehmer sind voller Tatendrang wenn es um Aufträge und Projekte geht, lassen die Finanzbuchhaltung aber gerne schleifen. Vollständige Daten sind aber unerlässlich, um auch während des Geschäftsjahres das eigene Geschäft genau im Blick zu behalten. Mit zunehmender Verbreitung von webbasierten Programmen werden auch Lösungen für die Buchhaltung in diesem Bereich immer interessanter.
Basis-ERP und weitere Funktionen
Collmex hat die webbasierte ERP-Software in drei Gruppen gegliedert, die unterschiedliche Funktionen zu gestaffelten Preisen anbieten. Wer lediglich Angebote und Rechnungen über Collmex verwalten möchte, kann "Rechnung Light" ohne monatliche Grundgebühr buchen. Die Software ist in diesem Paket jedoch sehr eingeschränkt: Funktionen wie die Anzeige von Umsätzen und offener Posten, aber auch periodische Rechnungen sind nur in den Paketen "Rechnung Basic" (4,95 Euro im Monat) beziehungsweise "Rechnung Plus" (7,95 Euro) aktiviert.
Etwas leichter fällt die Wahl bei den Paketen für die Buchhaltung: Die kleinste Variante mit Buchhaltung Light (4,95 Euro) unterstützt eine Firma bei der Voranmeldung der Umsatzsteuer und Einnahme-Überschuss-Rechnung. Wird eine Handels- beziehungsweise Steuerbilanz benötigt, gibt es mit dem größeren Paket Basic (7,95 Euro) eine gute Lösung. Die Variante Buchhaltung Pro (14,95 Euro) unterstützt zusätzlich noch Mahnungen per Post und Kostenstellen, dürfte also nur für die wenigstens Unternehmer wirklich notwendig sein.
Viele Anwender möchten sowohl ihre Auftrags- und Rechnungsverwaltung, als auch die Buchhaltung im Netz erledigen. Beide Bereiche verbindet Collmex in Komplettpaketen ab einem Preis von 9,95 Euro im Monat (Collmex Basic) bis 29,95 Euro (Collmex Pro). Alle Pakete beinhalten EÜR, Bilanz und GuV. Nur die teuerste Variante beinhaltet ein Portal, mit dessen Hilfe die Mitarbeiter ihre Reisekosten selbst erfassen können, sowie Kostenstellen und Gutscheine. Auch die Abrechnung von Provisionen ist damit möglich.
Bilanz, GuV und EÜR mit Collmex
Collmex bietet Module für Rechnung, die Buchhaltung und kombinierte Komplettpakete.
Um mit dem ERP zu arbeiten, müssen Anwender zunächst einige Einstellungen vornehmen.
Dazu gehören Angaben zur Firma, Steuernummern sowie Zugang zu Datev und dem Girokonto bei der Hausbank.
Nutzer geben für die Mahnungen eigene Texte vor, die je nach Mahnstufe mehr oder weniger eindringlich sind.
Für gedruckte Dokumente greift Collmex auf die Leistungen des Partners PixelLetter zurück.
Um neue Geschäfte zu erfassen, gibt es zahlreiche Vorlagen für häufig benötigte Buchungssätze.
Die Krönung des ERP-Systems ist die automatische Berechnung einer korrekten Bilanz - auf Wunsch mit den Werten des Vorjahres.
Datev-Konten, Formate und Gesetze
Collmex unterscheidet sich von der Konkurrenz durch einige wichtige Funktionen: Standard ist der Datev-Kontenrahmen SKR03, der für die meisten Betriebe ausreichen dürfte. Etwas mehr gibt es mit dem optionalen Kontenrahmen SKR04. Damit der Steuerberater weiterhin auf Buchungen zugreifen kann, lassen sich diese in das Datev-Format exportieren. Collmex versendet auf Wunsch die Umsatzsteuervoranmeldung mittels Elster-Schnittstelle und kann auch digital signierte PDF-Rechnungen erstellen.
Das webbasierte ERP genügt damit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Die Kunden von Collmex haben die Garantie, dass sie auch nach Kündigung des monatlichen Abonnements zehn Jahre auf alle Buchungen zugreifen können - damit ist es möglich, auch beim Wechsel der ERP-Anwendung die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente ohne Probleme einzuhalten. Nachfolgend nutzen wir das Produkt Collmex Pro, das jeder Nutzer dreißig Tage unverbindlich testen kann.
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Ich nutze Collmex Pro seit 2008 und bin sehr zufrieden mit dieser Lösung. Gerade was im Fazit bemängelt wird, nämlich das "Aussehen" finde ich positiv. Verzicht auf optische Orgien und Konzentration auf das...