Video-Konferenz-Systeme sollen Umwelt und Geldbeutel schonen
Cisco Webex: Tipps für Videokonferenzen
Videokonferenzsysteme setzen sich in Unternehmen immer mehr durch. Jetzt will der Anbieter Cisco Webex mit aktuellen Tipps den Einstieg erleichtern. Nicht alle der zwlf Tipps bringen wirklich Neues. Wie etwa der, dass sich alle Teilnehmer vor dem Start der Webkonferenz mit der Technik vertraut machen sollten. Oder der Tipp, dass man Materialien wie Bilder oder Texte, die man im virtuellen Meeting verwendet, vorher zusammenstellen sollte. Andere wiederum sind durchaus lesenswert.
Die Tipps gelten nicht nur für Videokonferenzen, sondern beispielsweise auch für Telefonkonferenzen mit Skype. Hier eine Auswahl der besten Tipps.
• Teilnehmerzahl und Dauer begrenzen - Nicht mehr als sechs oder sieben Teilnehmer und nicht länger als 90 Minuten. Andernfalls sinkt die Produktivität.
• Klare Agenda - Wie in anderen Meetings gilt auch hier: Der Moderator sollte eine klare Agenda haben und während der Konferenz immer wieder darauf Bezug nehmen.
• Konzentration - Während der Session nicht mit anderen Dingen wie E-Mails beschäftigen. Auch Gespräche nebenbei stören.
• Mit Namen melden - Wer sich in einem Online-Meeting zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen.
• Kommunizieren statt monologisieren - In Webkonferenzen ist dies aufgrund der noch kürzeren Aufmerksamkeitsspanne besonders wichtig.
• Präsentationen
- Möglichst wenig Text auf einer Folie
- maximal sechs Bullet-Points
- Große, klare Schrifttypen
- Klare Gliederung
- Nummerierte Folien
- Ruhiger Hintergrund und keine aufwendigen Randgrafiken
- Keine komplexen Animationen
Studie: Videokonferenz spart Reisekosten und CO2-Emissionen
Über die Vorzüge der Videokonferenz wurde schon in den 90er Jahren debattiert. Doch wegen der schmalbandigen Internetleitungen und langsamen Rechner war die Technik noch nicht reif für den Büroalltag. Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Und seitdem alle Welt von Klimaschutz redet, steht die Technik vor dem Durchbruch. Denn wer auf die Reise mit Flugzeug oder Auto verzichtet und per Videokonferenz kommuniziert, spart Reisekosten und verbessert seine CO2-Bilanz. Das belegt auch die Studie "The Telepresence Revolution" des Carbon Disclosure Projects (CDP). CDP ist eine nach eigenen Angaben unabhängige, gemeinnützige Organisation, die die "weltweite größte Datenbank für unternehmensrelevante Klimainformationen" führt.
Laut Studie lohnen sich Videokonferenzen vor allem für große Unternehmen. CDP gibt auch ein konkretes Beispiel: Richtet ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über einer Milliarde Dollar vier Telepräsenzräume ein, dann spart es bereits im ersten Jahr fast 900 Geschäftsreisen ein. Durch den Verzicht auf Flugreisen könnten in fünf Jahren etwa 2,3 Millionen Tonnen CO2-Emissionen weniger anfallen. Insgesamt kommt die Studie zum Ergebnis, dass sich die Investitionen innerhalb von 15 Monaten amortisieren könnten. Auch die Umweltschutzorganisation WWF empfiehlt den Einsatz solcher Videokonferenzsysteme.
Die Illusion des gemeinsamen Raums
Die nötigen Investitionen sind allerdings erheblich. Denn hochwertige Videokonferenzsysteme (Telepresence) begnügen sich nicht mit der Installation einer Software und einer Webcam auf dem Arbeitsplatzmonitor. Vielmehr werden dafür in den unterschiedlichen Standorten eines Unternehmens identische Räume eingerichtet. Gleiche Wandfarbe, gleiche Beleuchtung, gleiche Stühle, gleiche Tische. Durch mehrere Kameras und riesige Flachbildschirme an der Wand entsteht so die Illusion, alle Teilnehmer säßen im selben Raum.
Damit diese Illusion nicht durch ruckelnde Bilder und zeitverzögerten Ton zerstört wird, benötigen die Unternehmen zusätzlich eine dezidierte Bandbreite. So fallen schnell viele Tausend Euro für ein Telepresence-System an. Zu den Anbietern solcher Systeme gehören neben Cisco Webex auch Tandberg und BT. Von Tandberg gibt es eine Reihe von Demovideos, die die Vorzüge der Technik demonstrieren sollen. (Siehe Links zum Thema).
Weitere Informationen
Wie geht's weiter? Zu diesem Thema haben wir eine redaktionelle Übersicht erstellt. Sie finden das Special zu Videoproduktion hier.