Gesetz legt Pflichtangaben für elektronische Post fest
Pflichtlektüre: Was in die geschäftliche E-Mail gehört
"Mit freundlichen Grüßen, Lutz Mammon. Mammon Versand, 0123-456789." Noch immer trifft man auf E-Mail-Signaturen wie diese. Für Geschäftstreibende kann das teuer werden: Bis zu 5.000 Euro Zwangsgeld werden für eine derart kurze Signatur fällig - vorausgesetzt, es beschwert sich jemand. Um dubiosen Abmahnern zu entgehen, sollten geschäftliche Mail-Signaturen um ein paar Angaben ergänzt werden.
Inhaltsverzeichnis
- 1Publizitätspflicht: Das muss rein
- 2Betroffen ist, wer Gewinn erwirtschaften will
- 3Antrieb Bürokratieabbau
Seit dem 1. Januar 2007 gilt das neue "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister", kurz EHUG. Wie in gedruckten Geschäftsbriefen schon lange der Fall, soll nun auch die elektronische Post mit Pflichtangaben über das Unternehmen versehen werden. Doch anscheinend hat kaum jemand die Gesetzesänderung zur Kenntnis genommen oder aktiv umgesetzt. Eine Durchsicht der eigenen Mail-Korrespondenzen zeigt: Sechs von acht Unternehmen haben ihre Signatur noch nicht angepasst.
Publizitätspflicht: Das muss rein
Zu den Pflichtangaben gehören Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Abteilung, Firmenname und Sitz, Rechtsform sowie vertretungsberechtigte Personen. Das sind beispielsweise Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen. Auch Kontaktdaten wie Mail-Adresse, Homepage, Telefon- und Faxnummer sind sinnvoll. Die Daten müssen allerdings direkt in der E-Mail enthalten sein; ein Link auf das Impressum einer Webseite reicht nicht aus.
Das EHUG trifft auf alle E-Mails zu, die an Behörden, Geschäftspartner und Kunden adressiert sind. Dazu gehören auch Newsletter, die anders als Postwurfsendungen an bestimmte Adressaten gerichtet sind. Unternehmensinterne E-Mails sind von der so genannten Publizitätspflicht befreit, wenn sie nicht gerade zwischen zwei Konzernunternehmen geführt werden: Schreibt im EADS-Konzern beispielsweise der Airbus-Anlagenbauer an den Eurocopter-Entwickler, dürfen die Pflichtangaben nicht fehlen.
Betroffen ist, wer Gewinn erwirtschaften will
In der Pflicht sind Einzelkaufleute, Handels- und Partnerschaftsgesellschaften sowie eingetragene Genossenschaften inklusive aller Mitarbeiter. Doch nicht jeder Berufstätige ist von dem Gesetz betroffen: Selbstständige Freiberufler beispielsweise werden nicht in die Pflicht genommen, soweit sie nicht in Partnerschaftsgesellschaften oder ähnlichem organisiert sind. Ebenso gemeinnützige Vereine und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, so genannte GbRs.
Wer auf der sicheren Seite sein will, fügt die Angaben in jedem Fall in seine E-Mail-Signatur ein. Das lässt sich mit Outlook Express oder Thunderbird auch ohne größeren Aufwand langfristig sicherstellen. Programme wie der Corporate Mail Manager ermöglichen darüber hinaus die automatisierte Gestaltung von Mail-Signaturen. Solange die Zahl der E-Mail-Nutzer etwa in kleinen Unternehmen übersichtlich ist, sind solche Programme aber nicht unbedingt erforderlich.
Antrieb Bürokratieabbau
Auch wenn dieser Teil der Gesetzesänderung einen kurzzeitigen Arbeitsaufwand mit sich bringt, wird er vom Bundesverband der deutschen Industrie und anderen Organisationen unterstützt. Denn insgesamt vereinfacht das Gesetz die Einholung von Informationen über Geschäftspartner. So regelt es außerdem die Zusammenlegung verschiedener Datenbanken von Handels- und Genossenschaftsregistern unter der Domain unternehmensregister.de. Bislang gab es dieses Online-Register in Deutschland nicht - in anderen EU-Ländern dagegen schon.
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@ jarod: Gute Frage. Du könntest dann als Absender ja darauf hinweisen, dass dein Mail-Programm entsprechende Signaturen automatisch einfügt. Aber das könntest du ja auch vor 5 Minuten gerade erst nachträglich...
Mich würde interessieren, wie bewiesen werden soll, dass die Mail tatsächlich ohne ordnungsgemäße Signatur abgeschickt wurde. Da könnte ich ja einfach die Sig rauslöschen und behaupten, die Mail so...
Zitat: "Mit freundlichen Grüßen, Lutz Mammon. Mammon Versand, 0123-456789." Noch immer trifft man auf E-Mail-Signaturen wie diese. Für Geschäftstreibende kann das teuer werden: Bis zu 5.000...